Tyrowo, 14 stycznia 2021 r.
ZPS.26.1.2021
ZAPYTANIE OFERTOWE
WYBÓR INSTYTUCJI FINANSOWEJ ZARZĄDZAJĄCEJ
I PROWADZĄCEJ PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE (PPK)
I. Nazwa i adres Zamawiającego:
Zespół Przedszkolno-Szkolny w Tyrowie, Tyrowo 41, 14-100 Ostróda, tel. 89-647-63-91,
e-mail: sptyrowo@wp.pl
II. Tryb udzielenia zamówienia:
1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku, Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz.2019 z późn. zm.).
2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z art. 70 ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach
do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami
COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz.1086).
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
4. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.
III. Przedmiot zamówienia: Kod CPV: 66131100-8 -Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe.
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla pracowników Zespołu Przedszkolno-Szkolnego w Tyrowie, zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r.,
poz. 2215 z późn. zm.).
IV. Opis przedmiotu i warunków zamówienia:
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie wykonywał obowiązki wynikające
z ustawy o PPK:
1. Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie wdrażania PPK, w tym:
1) bezpłatne przeprowadzenie spotkania informacyjnego oraz dostarczenie bezpłatnych materiałów informacyjnych w wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników w terminie ustalonym
z Zamawiającym;
2) bezpłatne przeprowadzenie w siedzibie Zamawiającego lub w formie online szkolenia
dla uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym
z Zamawiającym;
3) bezpłatne przeprowadzenie w siedzibie Zamawiającego lub w formie online szkolenia
dla wskazanych pracowników zajmujących się obsługą kadrowo- płacową w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym;
4) realizacji innych działań proponowanych przez oferenta oraz koszty z nimi związane należy wskazać i opisać w formularzu oferty.
2. Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK, w tym:
1) przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej;
2) zapewnienie wsparcia merytorycznego i prawnego przy rozwiazywaniu problemów interpretacyjnych;
3) opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania u Zamawiającego
w uzgodnieniu z Zamawiającym.
3.Uruchomienie i bieżąca obsługa PPK, w tym:
1) zapewnienie integracji modułu do prowadzenia PPK z posiadanym przez Zamawiającego systemem kadrowo-płacowym Vulcan;
2) wyznaczenie dedykowanego koordynatora/opiekuna do współpracy z Zamawiającym;
3) zapewnienie bezpłatnego serwisu internetowego (platformy internetowej) dla pracowników Zamawiającego przystępujących do PPK, uczestniczących w PPK oraz dla pracowników prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK;
4) zapewnienie infolinii do bieżącej obsługi uczestników PPK;
5) przedłożenie wzoru umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK, spełniającej wymogi Ustawy.
Zamawiający, według stanu na dzień 13.01.2021 r. zatrudnia 38 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:
|
WIEK – lata ukończone na dzień ogłoszenie zapytania |
ILOŚĆ |
|
|
I. |
mniej niż 39 lat |
7 |
|
II. |
40-44 lat |
5 |
|
III. |
45-49 lat |
2 |
|
IV. |
50-54 lat |
7 |
|
V. |
55-59 lat |
12 |
|
VI. |
60 lat i więcej |
5 |
|
RAZEM |
38 |
|
V. Warunki udziału oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków :
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu.
1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
1) spełnią warunki określone w ustawie o PPK;
2) posiadają uprawnienia do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
3) dysponują niezbędną, wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania oferowanych usług;
4) znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług;
5) nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/ likwidacja.
2. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna,
lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może,
w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą dostarczy Zamawiającemu wzór umowy na zarządzenie i prowadzenie PPK. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji zapisów umowy.
6. Wykonawca, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą, po zatwierdzeniu przez Zamawiającego treści umowy zostanie poinformowany o terminie jej podpisania.
7.W przypadku, gdy Wykonawca wybranej oferty odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
8. Umowa o prowadzenie konta zostanie podpisania na okres 4 lat, z możliwością 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
VI. Kryteria i sposób oceny ofert:
1. Zamawiający dokona oceny ofert oraz przyzna punkty ofercie niepodlegającej odrzuceniu w oparciu o przedstawione kryteria:
|
KRYTERIUM |
WAGA |
MAKSYMALNA |
|
A. Warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, w tym wysokość wynagrodzenia oferenta za zarządzanie i prowadzenie PPK, wysokość innych kosztów i opłat związanych z zarządzeniem |
30 % |
30 |
|
B. Efektywność w zarządzaniu aktywami (średnia stopa zwrotu |
40 % |
40 |
|
C. Doświadczenie oferenta w zarządzeniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. |
25 % |
25 |
|
D. Interes osób zatrudnionych oraz korzyści dla Zamawiającego. |
5% |
5 |
|
OCENA OSTATECZNA - K |
100% |
100 |
2. Szczegółowy opis kryteriów wyboru:
Kryterium A - Warunki zarządzania. – max 30% (pkt)
a) przewidywana średnia opłata za zarządzanie poszczególnymi funduszami:
|
Nazwa Instytucji Finansowej |
Przewidywana średnia opłata za zarządzanie funduszami (średnia dotyczy okresu 01.01.2021 do 31.12.2060) |
|
|
|
Sposób obliczeń: C= Cmin/Cbad. X 25% (pkt)
b) Wynagrodzenie za osiągnięty wynik TAK □ NIE □
Tak – 0 % (pkt)
Nie – 5 % (pkt)
Wartość punktowa kryterium A: a) + b) = max 30% (pkt)
Kryterium B – Efektywność w zarządzaniu aktywami – max 40% (pkt)
a) Stopa zwrotu funduszu inwestycyjnego najbardziej zbliżonego do struktury zarządzania PPK
w okresach ostatnich: 12 miesięcy, 60 miesięcy, 120 miesięcy.
Sposób obliczania punktów:
Stopa zwrotu badanej oferty
Fundusz 12 miesięcy = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
Fundusz 60 miesięcy = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
Fundusz 120 miesięcy = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Suma punktów za w/w stopy zwrotu badanej oferty
Wartość punktowa = --------------------------------------------------------------- x 25 % (pkt)
Najwyższa suma punktów za stopy zwrotu
b) Efektywność w zarządzaniu PPK – stopa zwrotu funduszu zdefiniowanej daty emerytura 2025, emerytura 2030, emerytura 2035, emerytura 2040, emerytura 2045, emerytura 2050 -
stan na dzień 31.12.2020 r.
Stopa zwrotu badanej oferty
PPK (emerytura) 2025 = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
PPK (emerytura) 2030 = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
PPK (emerytura) 2035 = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
PPK (emerytura) 2040 = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
PPK (emerytura) 2045 = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Stopa zwrotu badanej oferty
PPK (emerytura) 2050 = ---------------------------------------------------------------
Najwyższa stopa zwrotu
Suma punktów za w/w stopy zwrotu (PPK) badanej oferty
Wartość punktowa = ----------------------------------------------------------------------- x 15 % (pkt)
Najwyższa suma punktów za stopy zwrotu
Wartość punktowa kryterium B: a) + b) = max 40% (pkt)
Kryterium C –Doświadczenie oferenta w zarządzaniu funduszami. – max 25% (pkt)
a) OFE - TAK □ NIE □
jeśli tak to ile lat: ………………………….
Wartość zarządzanych aktywów na dzień 31.12.2020 r. : ………………………………………………..
b) IKE/ IKZE - TAK □ NIE □
jeśli tak to ile lat: ………………………….
Wartość zarządzanych aktywów na dzień 31.12.2020 r. : ………………………………………………..
c) PPE - TAK □ NIE □
jeśli tak to ile lat: ………………………….
Wartość zarządzanych aktywów na dzień 31.12.2020 r. : ………………………………………………..
d) PPK- TAK □ NIE □
jeśli tak to ile lat: ………………………….
Wartość zarządzanych aktywów na dzień 31.12.2020 r. : ………………………………………………..
a) Inne - TAK □ NIE □
jeśli inne to jakie (nazwa): ………………………………………………
jeśli tak to ile lat: ………………………….
Wartość zarządzanych aktywów na dzień 31.12.2020 r. : ………………………………………………..
Wartość punktowa kryterium C: a) + b) + c) + d) + e) = max 25% (pkt) przy czym poszczególne składowe max 5% (pkt)
Kryterium D – Interes osób zatrudnionych oraz korzyści dla Zamawiającego.– max 5% (pkt)
a) Infolinia dla pracowników TAK □ NIE □
b) materiały informacyjne dla pracowników w wersji papierowej i online TAK □ NIE □
c) przeszkolenie pracowników Zamawiającego na temat PPK TAK □ NIE □
d) dedykowany koordynator/ opiekun TAK □ NIE □
e) platforma internetowa TAK □ NIE □
Wartość punktowa kryterium D: a) + b) + c) + d) + e) = max 5% (pkt) przy czym poszczególne składowe max 1% (pkt)
Ostateczna ocena punktowa wyliczana będzie wg wzoru: K= A+ B+ C + D.
VII. Sposób przygotowania oferty:
1. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z załączonym formularzem ofertowym – załącznik nr 1.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Ofertę należy przygotować w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści.
4. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania.
5. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).
6. Wraz z ofertą należy złożyć następujące dokumenty:
1) formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do zapytania;
2) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem oświadczenia, który stanowi załącznik nr 2 do zapytania;
3) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, zgodnie ze wzorem oświadczenia, który stanowi załącznik nr 3 do zapytania;
4) dokument potwierdzający wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.
VIII. Termin i miejsce składania ofert:
1. Oferty należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 stycznia 2021 r., do godz. 12.00.
2. Dopuszcza się złożenie oferty:
1) osobiście w formie pisemnej w zamkniętych kopertach z opisem „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)” w siedzibie Zamawiającego: Zespół Przedszkolno-Szkolny w Tyrowie, Tyrowo 41, 14-100 Ostróda (sekretariat Szkoły):
2) za pośrednictwem poczty polskiej lub kuriera (adres siedziby szkoły);
Uwaga: W przypadku wysłania oferty za pośrednictwem poczty polskiej czy firmy kurierskiej, decyduje data i godzina wpływu przesyłki do siedziby Zespołu, a nie data stempla pocztowego (data nadania).
3) za pośrednictwem poczty elektronicznej jako skan podpisanej oferty i załączników na adres: sptyrowo@wp.pl , w tytule wiadomości proszę wpisać: „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)”.
3. Oferta złożona po wyżej wyznaczonym terminie zostanie uznana za niezłożoną i nie podlega ocenie.
4. Szczegółowych informacji w przedmiotowej sprawie udziela: Dyrektor Zespołu, adres e-mail: sptyrowo@wp.pl tel. 89-647-63-91.
5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania.
Wszelkie pytania dotyczące prowadzonego postępowania należy kierować na adres
e-mail: sptyrowo@wp.pl Wszystkie pytania i wszystkie odpowiedzi są przekazywane do wiadomości wszystkich Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazywania autora pytania.
IX. Termin związania z ofertą:
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
X. Termin i miejsce otwarcia ofert:
1.Otwarcie ofert nastąpi 26.01.2021 r. w siedzibie Zamawiającego o godz. 12.00;
2. Wybrany oferent zostanie powiadomiony o wyborze indywidualnie do dnia 02.02.2021 r.
XI. Zawarcie umowy:
1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nastąpi w terminie do 90 dni od otrzymania pisma
o wyborze, nie później niż do dnia 26 marca 2021 r., z zastrzeżeniem, iż wzór umowy
o zarządzanie przedłoży Zamawiającemu podmiot wyłoniony w przedmiotowym postępowaniu.
2. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK w terminie 90 dni od otrzymania pisma o wyborze, nie później niż do dnia 10 kwietnia 2021 r.
XII. Informacja RODO:
Stosownie do treści art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1, sprostowanie Dz.Urz.UE.L 2018 Nr 127, poz. 2) oraz art. 11 ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018r. poz. 1000) informujemy:
1. Administratorem danych osobowych jest: Zespół Przedszkolno-Szkolny w Tyrowie, Tyrowo 41,
14-100 Ostróda, NIP 7412058739, REGON 280229263, Tel. 89 647-63-91, email: sptyrowo@wp.pl
2. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celach, dla których zostały zebrane m.in.:
a) przeprowadzenia procedury zapytania ofertowego „Wybór instytucji finansowej zarządzającej
i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)”.
b) zapewnienia właściwej obsługi administracyjnej i realizacji zamówienia do w/w zapytania ofertowego.
3. Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym niż uprawnionym na mocy przepisów prawa.
4. Podającemu dane przysługuje prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Wnioski o skorzystanie z ww. praw dostępne są dla osób, których dane dotyczą, w siedzibie placówki.
5. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo złożenia skargi do organu nadzorczego,
tj. Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa.
6. Podanie danych jest dobrowolne lub może wynikać z przepisu prawa.
7. Dane osobowe przetwarzane będą do czasu osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane:
a) czas realizacji dostaw w ramach zamówienia publicznego do ogłoszonego zapytania ofertowego;
b) zgodnie z obowiązującymi w placówce przepisami w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
8. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO do Państwa dyspozycji pozostaje inspektor ochrony danych: Tomasz Trzciałkowski, https://idpo.pl/kontakt/, email: kontakt@idpo.pl, tel. +48511793443
XIII. Uwagi końcowe:
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1) swobodnego wyboru ofert;
2) unieważnienia zapytania na każdym etapie bez podania przyczyny;
3) poprawienia oczywistej omyłki rachunkowej z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowej dokonanych poprawek;
4) poprawienia oczywistej omyłki pisarskiej.
5) negocjacji cenowych z Instytucją Finansową, która złożyła ważną ofertę.
6) negocjacji warunków oraz zapisów umowy o zarządzanie PPK;
7) negocjacji warunków oraz zapisów umowy o prowadzenie PPK.
2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia w myśl przepisów kodeksu cywilnego. Tym samym oferenci nie mogą występować do Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami z tytułu złożenia oferty.
XIV. Załączniki do zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2- Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem oświadczenia;
3. Załącznik nr 3- Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych zgodnie ze wzorem oświadczenia.
Dyrektor Zespołu Przedszkolno-Szkolnego w Tyrowie
OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH WYKONAWCY Z ZAMAWIAJĄCYM